Gestire una flotta aziendale non significa semplicemente mettere a disposizione dei dipendenti una serie di veicoli. Una gestione flotte aziendali efficace richiede il controllo di numerosi aspetti: manutenzione, costi, consumi, sicurezza, documentazione, utilizzo dei veicoli e comportamento dei driver.
Quando questi elementi non vengono coordinati correttamente, possono aumentare i costi operativi, i tempi di fermo e i rischi per l'azienda. Per questo motivo, adottare un approccio strutturato di fleet management permette di avere una visione più completa della mobilità aziendale e di intervenire tempestivamente sulle principali criticità.
Uno degli errori più comuni è gestire i veicoli senza avere dati aggiornati sul loro utilizzo. Chilometraggio, consumi, manutenzioni, costi assicurativi, tempi di fermo e modalità di utilizzo sono informazioni fondamentali per capire se una flotta è realmente efficiente.
Senza un sistema di monitoraggio, diventa difficile individuare sprechi e anomalie e prendere decisioni basate su dati concreti. Il fleet management permette invece di raccogliere e analizzare queste informazioni per avere una visione complessiva del parco auto e delle sue performance.
Acquistare o noleggiare un'auto aziendale valutando esclusivamente il canone o il prezzo di acquisto può portare a una visione incompleta. Il costo reale di un veicolo comprende infatti anche manutenzione, assicurazione, carburante o ricarica, pneumatici, gestione amministrativa, eventuali sinistri e periodi di inattività.
Per questo, nella gestione di una flotta aziendale è importante considerare il costo totale di gestione del veicolo, e non solamente la spesa iniziale. L'analisi dei costi operativi è uno degli elementi centrali del servizio di fleet management di BeDriver.
Aspettare che un veicolo presenti un problema prima di intervenire può generare costi molto più elevati. Una manutenzione programmata permette di individuare in anticipo eventuali criticità, ridurre il rischio di guasti improvvisi e limitare i tempi di fermo.
Tagliandi, pneumatici, controlli periodici e manutenzione ordinaria devono quindi essere pianificati in funzione dell'utilizzo e del chilometraggio dei veicoli.
Una flotta efficiente è anche una flotta nella quale la manutenzione viene gestita in maniera preventiva e non solamente quando si presenta un'emergenza.
I veicoli sono soltanto una parte della mobilità aziendale. L'altra componente fondamentale sono le persone che li utilizzano. Stile di guida, frequenza degli spostamenti, chilometraggio e modalità di utilizzo possono incidere sui consumi, sull'usura dei veicoli e sulla sicurezza. Per questo, una corretta gestione dei driver dovrebbe essere integrata nel progetto di fleet management.
Monitorare i comportamenti di guida e, quando necessario, fornire formazione e indicazioni ai conducenti permette di creare una cultura della sicurezza e dell'utilizzo responsabile dei veicoli. BeDriver include proprio la formazione dei conducenti tra gli elementi del proprio approccio alla gestione della flotta.
Un altro errore frequente consiste nel lasciare poco definite le regole di utilizzo delle auto aziendali.
Una car policy aziendale dovrebbe stabilire in modo chiaro aspetti come:
- assegnazione dei veicoli;
- modalità di utilizzo;
- gestione dei rifornimenti o delle ricariche;
- manutenzione;
- gestione dei sinistri;
- responsabilità del driver;
- eventuale utilizzo privato del veicolo.
Regole chiare riducono incomprensioni e permettono sia all'azienda sia ai driver di sapere come comportarsi nelle diverse situazioni. La redazione e gestione della car policy rientra tra i servizi offerti da BeDriver nell'ambito del fleet management.
Un incidente non rappresenta soltanto un problema per il driver coinvolto, ma può avere conseguenze sulla continuità operativa, sui costi assicurativi e sui tempi di fermo del veicolo. Per questo è importante avere procedure definite per la gestione dei sinistri e un punto di riferimento in grado di coordinare rapidamente le diverse attività.
Una gestione strutturata permette di ridurre i tempi e rendere più semplice anche per il driver affrontare una situazione imprevista. La gestione dei sinistri è infatti parte integrante del servizio di fleet management BeDriver.
I consumi possono rappresentare una voce significativa dei costi di una flotta, soprattutto quando il numero di veicoli e chilometri percorsi aumenta. Limitarsi a sostenere la spesa senza analizzarne l'origine significa perdere un'importante possibilità di ottimizzazione.
Il monitoraggio dei consumi, insieme all'analisi dello stile di guida e dei percorsi, può aiutare a individuare comportamenti inefficienti e opportunità di miglioramento. La reportistica sui consumi è uno degli strumenti che BeDriver mette a disposizione delle aziende per avere maggiore controllo sulla propria flotta.
Non tutte le aziende hanno la stessa flotta e non tutti i veicoli svolgono la stessa funzione. Un'auto assegnata a un commerciale che percorre migliaia di chilometri all'anno avrà esigenze diverse rispetto a un veicolo utilizzato occasionalmente o a un mezzo destinato alle attività operative.
Anche la scelta tra acquisto, leasing e noleggio deve essere valutata considerando utilizzo, percorrenza, durata prevista e necessità dell'azienda. Una gestione efficace deve quindi essere personalizzata sulle esigenze reali della flotta, invece di applicare un unico modello a tutti i veicoli.
I dati della flotta non dovrebbero essere utilizzati solamente quando arriva il momento di sostituire un veicolo. Analizzare periodicamente costi, percorrenze, consumi, manutenzioni e utilizzo permette di capire quali veicoli siano realmente efficienti e quali, invece, generino costi superiori alle aspettative.
Una reportistica costante consente quindi di prendere decisioni più consapevoli anche sul rinnovo della flotta e sulla composizione futura del parco auto.
La gestione flotte aziendali non può essere considerata esclusivamente una questione amministrativa.
Una flotta efficiente nasce dall'integrazione di tre elementi: veicoli, driver e dati.
I veicoli devono essere mantenuti in condizioni ottimali, i driver devono essere supportati e formati e i dati devono essere analizzati per individuare costi, inefficienze e possibilità di miglioramento.
È proprio questo l'approccio del fleet management: coordinare tutti gli aspetti della mobilità aziendale per migliorare efficienza, sicurezza e controllo dei costi.
Affidarsi a un partner specializzato può permettere all'azienda di ridurre il carico operativo legato alla gestione dei veicoli e avere un unico interlocutore per le diverse attività. BeDriver propone un servizio di fleet management personalizzato, che comprende gestione 360° del parco auto, car policy, gestione dei sinistri, analisi dei costi operativi e reportistica sui consumi. A questi servizi si aggiungono attività legate alla manutenzione e alla gestione dei conducenti. L'obiettivo non è semplicemente gestire una flotta, ma trasformarla in uno strumento più efficiente per il business.
Una gestione disorganizzata della flotta può tradursi in costi nascosti, maggiore usura dei veicoli, tempi di fermo e difficoltà nella gestione quotidiana dei driver.
Al contrario, un sistema strutturato permette di monitorare le performance, programmare la manutenzione, controllare i costi e intervenire prima che una piccola inefficienza diventi un problema.
Per questo gestire bene una flotta significa conoscere i propri veicoli, supportare i propri driver e utilizzare i dati per prendere decisioni migliori.
